Planificación de un evento expandido: primeros pasos

Querida Sarai,

No te preocupes, es una oportunidad magnifica la que tienes delante de ti: organizar un congreso académico expandido compartido entre varias universidades europeas y americanas sobre estomatología. Y además con el reto de tener un presupuesto bajo, ningún becario que te pueda echar una mano y el veto de utilizar la palabra “marketing” y todo lo que conlleva!

Antes de todo, creo oportuno explicarte cuales son las características de un evento expandido para que empieces a ver cuales son los conceptos claves y la filosofía que está detrás de un evento de este tipo.

Como ya te comentaba el concepto de “evento expandido” nace en el marco de la innovación abierta, por lo tanto comparte sus principios. Se puede diseñar y organizar de muchas maneras y cada evento aportará alguna nueva propuesta y solución no solo en términos de contenidos sino de gestión del evento.

Sin embargo, cada “evento expandido” comparte algunas características:

• Todos sus participantes son “prosumidores”, o sea que “consuman” y “producen” el evento tanto en su organización como en su contenido.
• Se generan dinámicas similares a las de las comunidades de practicas, una comunidad, más o menos multidisciplinar, de expertos que comparten protocolos de comunicación y ponen en común y construyen conocimiento alrededor de un tema o un proyecto.
• Su estructura es reticular y horizontal. Cada participante y grupo de trabajo es un nodo conectado con otros nodos con los cuales interactúa según una lógica P2P y puede estar más o meno involucrado (concepto: centro/periferia).
• Sus participantes están involucrados antes, durante y después del evento mismo, que puede ser virtual o presencial.
• En la medida de lo posible, el conocimiento generado por un evento expandido es abierto y accesible para todos.
• Su espíritu es innovador, creativo, colectivo, participativo, abierto, positivo, informal y con el constante reto de mejorar.

Por su misma naturaleza y por el rápido estudio que he hecho de otros eventos expandidos que han sido organizados en el mundo (Congreso del Observatorio para la CiberSociedad, Mozilla Drumbeat Festival), la mejor forma organizativa para llevar a cabo un evento expandido es la organización en red que, en una fase inicial de permitirá:

• Crear una comunidad alrededor del evento constituida por médicos, asociaciones de pacientes, hospitales, farmacéuticas, grupos de apoyo a los pacientes, promotores de terapias alternativas, académicos, investigadores,…. Estas personas y grupos están a su vez involucrados en otras comunidades y redes permitiendo así una divulgación del evento.
• Utilizar las redes sociales – universales como Twitter o “privadas” como las que podrían tener algunas universidades – que los varios participantes y grupos utilizan para dar a conocer tu evento más allá de tus contactos directos.
• Crear momentos de encuentro virtual para la organización del evento utilizando una plataforma online gratuita (EduFeedr, Google Groups, MediaWiki, …) que permita la puesta en común de documentos, espacios de debate (foro, blog, chat,…), reuniones en videoconferencia (Skype,…).

Ahora bien, centrándonos solo en la fase de preparación del evento ya que, conforme a los principios mismos de la innovación abierta, nuevas ideas, procesos y oportunidades, surgirán durante la fase de preparación y plasmarán el evento mismo, lo que te sugiero hacer es:

Estudio de best practice en la organización de eventos expandidos y propuesta de diferentes formas de organización a las Universidades invitándolas a proponer y sugerir otras posibles formas de organización.

Ya se han organizado varios eventos expandidos y cada uno de ellos, compartiendo las características fundamentales, se han desarrollado utilizando protocolos y formas de organización distintas. Personalmente, creo que el evento del Observatorio para la CiberSociedad es particularmente valido y su website refleja la claridad y transparencia de la organización. Eso si, los participantes, en este caso, son personas ya “sensibilizadas” y “alfabetizadas” a los conceptos de la innovación abierta, del utilizo de las TIC,… y no necesariamente tu te encontraras con personas tan abiertas, por lo menos al principio.

Para que no resulte demasiado complicado y sea a coste 0, te propongo inicialmente utilizar Google Groups para comunicar con las universidades y compartir material.

Definición consensuada de la misión, los valores y los objetivos generales del Congreso.

A través de Google Groups y de videoreuniones en Skype podéis ir definiendo poco a poco cuales son la misión, los valores y los objetivos generales del Congreso utilizando a nivel conceptual estrategias de design thinking que os permitan responder a algunas preguntas clave: ¿Quién puede estar interesado en el Congreso? ¿Cuáles son los temas más relevantes actualmente en estomatología? ¿Cuáles son los componentes de la sociedad civil que pueden participar en esto? ¿Para que queremos hacer este congreso?

Definición consensuada de los canales de comunicación y la estructura organizativa que más se adaptan a  la misión, los valores y los objetivos del Congreso.

Cada canal de comunicación tiene sus particularidades y puede estar bien en algunos casos y no en otros. Dependiendo del grado de apertura y participación que queremos alcanzar utilizaremos algunos canales y no otros.

Implementación de los protocolos de comunicación, apertura a las redes de contactos del “equipo base” (Sarai y las universidades) y a otros posibles stakeholder.

Por ejemplo, creación de un blog, implementación de un foro de debate,… y promoción del evento por parte de cada participante y grupo involucrado.

Utilizo de las redes sociales para difundir el evento y su preparación.

Coordinación de las propuestas, los debates, las ideas,…que surgen y adaptación del modelo organizativo.

http://cultura-abierta.blogspot.com/2011/03/semana-5-innovacion-abierta-y-gestion.html